Lo ammetto: quando nel 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria anche tra privati, nel mio studio è stato il caos. Tre settimane a capire come allineare il gestionale, a spiegare ai collaboratori che non potevamo più mandare una semplice email con PDF allegato, e a rispondere al telefono a clienti che mi chiedevano «ma come, devo pure conservarla per 10 anni?».. Inoltre da perito tecnico abituato a fare calcoli di portata e sezioni cavi, ritrovarmi a gestire un adempimento fiscale mi sembrava surreale. Inoltre ho capito una cosa fondamentale: la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali, se impostata bene, non è solo burocrazia ma un’occasione per mettere ordine.
Fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali: quando sono obbligatorie
Innanzitutto chiariamo un punto.. Di solito la fatturazione elettronica tra soggetti IVA è obbligatoria dal 1° gennaio 2019 (Legge 205/2017, art. 1 commi 909-925).. In particolare questo significa che ogni volta che emetti una parcella per una progettazione, una direzione lavori, un computo metrico o una consulenza tecnica, devi generare un file XML FatturaPA e inviarlo al Sistema di Interscambio (SDI). Tuttavia l’obbligo non si ferma qui.. Di solito la conservazione digitale dei documenti fiscali è regolata dal D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle regole tecniche AgID. In pratica, la questo sistema richiede di conservare ogni fattura in formato elettronico per 10 anni, con garanzia di integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.
Di solito i colleghi si concentrano solo sull’emissione della fattura, dimenticando la parte della conservazione. Però è proprio lì che arrivano le sanzioni. L’art. 22 del CAD prevede multe fino a 20.000 euro per la mancata conservazione dei documenti informatici. A me è successo che un commercialista mi chiedesse fatture di tre anni prima per un accertamento — se non le avessi avute in formato digitale conservato, sarebbero stati guai seri.
Normativa sulla fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali
Vediamo nel dettaglio quali norme regolano la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali. I riferimenti principali sono quattro.
- DPCM 3 dicembre 2013 — regole tecniche per il protocollo informatico e la conservazione sostitutiva
- Regole tecniche AgID (determinazione n. 455/2019 e aggiornamenti) — specifiche operative per la conservazione elettronica
- D.Lgs. 82/2005 (CAD) — articoli 20, 22, 23, 23-bis e 43 sul valore legale dei documenti informatici
- Decreto MEF 17 giugno 2014 — modalità tecniche di conservazione delle fatture elettroniche
In genere il professionista medio conosce la normativa fiscale sulla fatturazione, ma sottovaluta gli aspetti della conservazione. Pertanto è bene ricordare che la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali non è un semplice backup su Google Drive o su un hard disk esterno: è un processo certificato da un conservatore accreditato AgID, con marca temporale e firma digitale del lotto.
Software per la il software giusto: come scegliere
Dopo anni passati a testare piattaforme, ho imparato che la scelta del software per la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali dipende da quattro fattori. Ve li elenco così evitate gli errori che ho fatto io.
Integrazione con il gestionale dello studio.. Inoltre se già usi Teamsystem, Zucchetti, o un SaaS come Fatture in Cloud, verifica che la fatturazione elettronica sia nativa. Ho visto uno studio comprare un programma di fatturazione separato e poi dover reinserire a mano tutti i dati della contabilità. Due ore sprecate a settimana per non aver controllato prima l’integrazione.
Costo totale annuo. Partiamo da un dato concreto: Fatture in Cloud costa circa 12 euro al mese per il piano completo con conservazione inclusa (circa 144 euro annui per un numero illimitato di fatture). Aruba Fattura Elettronica parte da 25 euro annui per il solo invio SDI, ma la conservazione va aggiunta a parte (circa 10 euro l’anno per 100 fatture).. In genere per uno studio tecnico che emette 200-300 fatture l’anno, il costo complessivo si aggira tra 150 e 500 euro annui a seconda della piattaforma scelta.
Curva di apprendimento.. Di solito una piattaforma tecnicamente perfetta ma con 54 campi da compilare per ogni fattura è una condanna per i tuoi collaboratori. Ho provato un software che sembrava un gestionale bancario: i miei geometri ci hanno messo tre mesi a prenderci la mano.. In particolare alla fine siamo tornati a qualcosa di più semplice.. Di solito la lezione che ho imparato: il software migliore è quello che il tuo team usa davvero, non quello che sulla carta ha più funzioni.
Conservazione inclusa o esterna.. In genere alcune piattaforme includono la conservazione direttamente nel canone mensile (Fatture in Cloud, ad esempio, ha un accordo con un conservatore accreditato). Altre ti danno solo il file XML e devi occuparti tu della conservazione presso un soggetto terzo. In genere il costo extra è di 1-5 euro per fattura all’anno.. Inoltre se emetti 300 fatture, parliamo di 300-1500 euro annui aggiuntivi. Di conseguenza conviene valutare subito se la conservazione è inclusa.
Le migliori soluzioni per la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali
Basandomi sull’esperienza diretta, ecco le piattaforme che mi sento di consigliare a un collega perito, geometra o ingegnere per la il tuo studio.
Fatture in Cloud — la uso personalmente da due anni. Costa 12 euro al mese, include fatturazione elettronica, conservazione digitale (con servizio esterno accreditato), scadenzario parcelle, e report per la contabilità. L’integrazione con la contabilità generale è buona. Curva di apprendimento molto bassa: un mio collaboratore ci ha messo due giorni per essere operativo.. In genere lo consiglio a chi cerca una soluzione tutto incluso.
Aruba Fattura Elettronica — soluzione economica per chi ha volumi bassi, fino a 20-30 fatture al mese. L’interfaccia è un po’ datata ma funziona.. In genere il punto debole è che la conservazione va acquistata separatamente (10 euro annui per 100 fatture). Perfetto per il professionista singolo che emette poche parcelle.
Teamsystem / Zucchetti — le soluzioni da studio strutturato.. Inoltre se hai già un gestionale Teamsystem per la contabilità di cantiere, l’integrazione della fatturazione elettronica è quasi automatica. Costa di più, diverse centinaia di euro l’anno, ma gestisce studi con più sedi e workflow di approvazione. Curva di apprendimento medio-alta.
iubenda (Documently) — soluzione interessante per la parte contrattuale.. Inoltre se emetti sia parcelle che contratti di appalto, può essere una soluzione ibrida.. Inoltre non l’ho testata personalmente ma un collega me ne ha parlato bene per la gestione documentale integrata.
Il flusso di lavoro pratico per la fatturazione elettronica
Ecco come ho organizzato il flusso della fatturazione elettronica nel mio studio. Seguite questi passaggi e non sbagliate.
Innanzitutto, quando un tecnico completa una commessa (un progetto, una direzione lavori, un collaudo), compila i dati della parcella direttamente nel software: cliente, importo, descrizione della prestazione, aliquota IVA.. In genere il sistema genera automaticamente il file XML FatturaPA con i riferimenti fiscali corretti.
A questo punto, con un solo clic, la fattura parte per lo SDI.. In genere il Sistema di Interscambio la controlla e la inoltra al cliente. Di solito la ricevuta di consegna arriva in pochi secondi, a volte qualche ora nei momenti di picco.. Inoltre se ci sono errori (codice destinatario sbagliato, partita IVA errata), lo SDI scarta la fattura. In quel caso ricevi una notifica di scarto e devi correggere e reinviare entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione.
Successivamente, una volta al mese, il sistema di conservazione accreditato prende il lotto delle fatture emesse, appone la marca temporale e la firma digitale del conservatore, e archivia il tutto. Tu ricevi un indice di conservazione. In genere questo processo è del tutto automatico e non richiede nessuna azione manuale.
Infine, il software aggiorna automaticamente il registro IVA delle fatture emesse. A fine trimestre o fine anno, per la liquidazione IVA, hai tutto pronto senza dover cercare documenti in cartelle o archivi.
Errori comuni sulla fatturazione elettronica conservazione digitale
Ne ho visti tanti, e alcuni li ho fatti io stesso. Ecco i peggiori.
Sbagliare il codice destinatario.. In genere il codice destinatario per le imprese ha 7 caratteri alfanumerici.. Inoltre se il cliente non te lo comunica, puoi usare il codice default 0000000 (per imprese con domicilio digitale) o XXXXXXX (per privati). Però se il cliente ha un codice specifico e usi quello default, la fattura non arriva. A me è successo con un fornitore di materiali elettrici: codice sbagliato, fattura respinta, pagamento slittato di due mesi.
Non attivare la conservazione digitale.. Purtroppo molti colleghi pensano che basti conservare il PDF della fattura sul computer. Invece la conservazione digitale è un obbligo di legge, con sanzioni fino a 20.000 euro per la mancata conservazione. Inoltre, se non conservi correttamente, in caso di controllo l’Agenzia delle Entrate può contestare le fatture come inesistenti.
Usare il formato XML sbagliato.. In genere il file XML deve rispettare lo schema XSD delle specifiche tecniche FatturaPA versione 1.6.1 (Provvedimento Agenzia delle Entrate 30 aprile 2018).. Inoltre non puoi mandare un PDF rinominato in .xml.. Inoltre non puoi mandare un’immagine scansionata.
Dimenticare la ritenuta d’acconto.. Inoltre se emetti fattura per un professionista (ingegnere, architetto, geometra) che lavora come collaboratore, devi applicare la ritenuta d’acconto del 20% sull’imponibile.. In genere il software di fatturazione lo fa in automatico se lo imposti correttamente, ma se lo ignori la fattura è formalmente errata.
Domande frequenti sulla fatturazione elettronica per studi professionali
Posso emettere fattura elettronica per prestazioni all’estero? No, la fattura elettronica obbligatoria è solo per operazioni tra soggetti IVA italiani.. In genere per le vendite a soggetti UE o extra-UE si usano altri formati (esterometro o fattura cartacea).
Quanto costa conservare una fattura in formato digitale? In media 1-5 euro per fattura all’anno, a seconda del conservatore e del volume annuo.. In genere alcune piattaforme includono la conservazione nel canone mensile.
Devo conservare anche le fatture di acquisto? Sì, esattamente come quelle emesse. Devi conservare sia le fatture ricevute dai fornitori (materiali, consulenze, utenze) sia quelle che hai emesso ai clienti. Obbligo decennale per entrambe.
Qual e la differenza tra conservazione elettronica e archiviazione semplice? La conservazione elettronica ha valore legale: un conservatore accreditato certifica che il documento non è stato alterato.. Di solito la semplice archiviazione su hard disk non ha questo valore. In caso di contenzioso, il giudice potrebbe non riconoscere la validità del documento.
Posso usare il software gratuito dell’Agenzia delle Entrate? Si, lo strumento gratuito FatturaElettronica dell’Agenzia delle Entrate permette di emettere fatture senza costi, ma la conservazione va gestita separatamente.. In genere per uno studio tecnico con più di 10 fatture al mese, consiglio una piattaforma professionale.
Conclusione: perché investire nella fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali oggi
Ve lo dico da collega che ha passato le prime settimane a bestemmiare contro lo SDI: la fatturazione elettronica conservazione digitale studi professionali, se impostata bene, non è un peso. È uno strumento per mettere ordine nello studio.. Inoltre oggi non perdo più tempo a cercare fatture, non ho pile di carta in ufficio, e quando arriva il commercialista per la dichiarazione IVA gli tiro fuori tutto in due minuti. Inoltre, con la digitalizzazione della PA e le nuove regole AgID che arrivano ogni anno, chi non si adegua oggi resterà indietro.
Il mio consiglio per chi sta iniziando ora: scegliete un software che integri già la conservazione, formate i collaboratori gradualmente (non tutto in una settimana), e non lesinate sulla qualita — una piattaforma che costa 15 euro al mese ma vi fa risparmiare 5 ore di lavoro alla settimana è un investimento, non un costo.. Inoltre se invece avete un volume bassissimo (meno di 5 fatture al mese), partite con la soluzione gratuita, ma tenete d’occhio la conservazione: è lì che in molti sbagliano.. In genere tra qualche anno, con la digitalizzazione spinta dalla PA, non conservare digitalmente sarà come non avere il contatore elettronico a casa. Meglio mettersi in regola oggi.